Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité est établie par la Société. L'identité complète de la Société, son adresse et ses coordonnées légales figurent au bas de la présente page. Elle décrit comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les renseignements personnels lorsque vous utilisez la Plateforme, que ce soit à titre de Client (l'organisation qui souscrit au Service) ou d'Utilisateur agissant pour le compte d'un Client. Elle s'applique à l'ensemble du Service, incluant ses fonctionnalités propulsées par l'intelligence artificielle (agents conversationnels texte et voix). En utilisant le Service, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique.

Table des matières

Définitions
Quelles données nous collectons
Pourquoi nous les utilisons
Notre fondement légal
Comment les données circulent vers des tiers
Témoins et technologies similaires
Combien de temps nous conservons vos données
Comment nous protégeons vos données
Transferts internationaux
Vos droits et comment les exercer
Mineurs
Modifications de la présente politique

1. Définitions

> En bref : quelques termes reviennent tout au long du document ; les voici définis une fois pour toutes.

« Service » désigne la plateforme infonuagique multi-locataire exploitée par la Société, incluant ses agents conversationnels texte et voix propulsés par l'intelligence artificielle, ses interfaces web et toute fonctionnalité connexe.

« Client » désigne l'organisation qui souscrit au Service et pour le compte de laquelle des Utilisateurs agissent.

« Utilisateur », « vous » désigne toute personne physique qui accède au Service, qu'elle agisse pour son propre compte ou pour le compte d'un Client.

« Renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

« Sous-traitant » désigne un tiers auquel la Société confie le traitement de renseignements personnels pour le compte de la Société, dans le cadre de la fourniture du Service.

2. Quelles données nous collectons

> En bref : des données de compte que vous nous fournissez, du contenu généré lorsque vous ou vos contacts interagissent avec nos agents conversationnels, et des données techniques recueillies automatiquement.

Nous collectons trois grandes catégories de renseignements :

2.1 Données de compte. Nom, adresse courriel professionnelle, fonction, identifiants de connexion, et tout renseignement fourni lors de la création d'un compte, de l'inscription d'un Client ou de la gestion des membres d'une organisation.

2.2 Contenu généré par les conversations et par l'intelligence artificielle. Le contenu des échanges tenus avec les agents conversationnels du Service — texte, transcriptions de voix, métadonnées associées (horodatage, canal utilisé, résultat de l'échange) — ainsi que les résultats produits par les fonctionnalités d'intelligence artificielle lorsqu'elles sont activées par le Client.

2.3 Données d'usage et données techniques. Renseignements générés automatiquement par votre utilisation du Service : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées, actions posées dans l'interface, journaux techniques et de connexion, ainsi que les renseignements décrits à la section Témoins et technologies similaires.

Lorsque le Client connecte volontairement un compte tiers (messagerie professionnelle, messagerie instantanée, courriel, calendrier), des renseignements provenant de ce compte tiers peuvent également être traités dans le cadre du Service, dans la mesure permise par ce compte tiers et selon les autorisations accordées par le Client.

3. Pourquoi nous les utilisons

> En bref : nous utilisons vos données pour faire fonctionner le Service, le sécuriser, le facturer et l'améliorer — jamais au-delà de ces finalités.

Nous utilisons les renseignements décrits ci-dessus aux fins suivantes :

Fourniture du Service : créer et gérer les comptes, permettre l'accès aux fonctionnalités souscrites, assurer le fonctionnement courant de la Plateforme.
Fonctionnalités d'intelligence artificielle : traiter les conversations texte et voix par l'entremise des agents conversationnels, générer des réponses et, le cas échéant, de la synthèse vocale ou des avatars vidéo, lorsque ces fonctionnalités sont activées par le Client.
Sécurité et prévention de la fraude : détecter les accès non autorisés, prévenir les abus, maintenir l'intégrité et la disponibilité du Service, incluant par la journalisation d'audit des actions sensibles.
Facturation : traiter les paiements pour les Clients disposant d'un abonnement payant.
Amélioration du Service : analyser l'usage agrégé afin de corriger des défauts, prioriser des fonctionnalités et améliorer la performance et l'ergonomie de la Plateforme.

Nous n'utilisons pas vos renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles énoncées ci-dessus sans obtenir votre consentement additionnel, lorsque celui-ci est requis.

4. Notre fondement légal

> En bref : selon la Loi 25, nous traitons vos données soit parce que le contrat qui nous lie l'exige, soit parce que nous y avons un intérêt légitime encadré, soit parce que vous y avez consenti.

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec, communément appelée « Loi 25 ») et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA, fédérale), chaque traitement de renseignements personnels que nous effectuons repose sur l'un des fondements suivants :

L'exécution du contrat qui nous lie au Client ou à vous, lorsque le traitement est nécessaire à la fourniture du Service souscrit.
Nos intérêts légitimes, encadrés et proportionnés, notamment pour assurer la sécurité de la Plateforme, prévenir la fraude et améliorer le Service, dans la mesure où ces intérêts ne portent pas atteinte de façon injustifiée à vos droits et libertés.
Votre consentement, notamment pour les témoins non essentiels (analytiques et marketing) décrits à la section Témoins et technologies similaires, et pour toute autre finalité qui le requiert légalement.
Le respect d'obligations légales, lorsque la loi nous impose de conserver ou de communiquer certains renseignements.

5. Comment les données circulent vers des tiers

> En bref : nous faisons appel à des fournisseurs pour exploiter le Service ; la liste complète de ces fournisseurs et les garanties contractuelles qui les encadrent figurent dans deux documents distincts de notre catalogue légal.

Dans le cadre normal de l'exploitation du Service, certains renseignements sont communiqués à des fournisseurs tiers agissant comme sous-traitants de la Société, notamment pour l'hébergement de l'infrastructure, le traitement des paiements, le traitement du langage et de la voix par intelligence artificielle, ou l'intégration de comptes tiers que le Client choisit de connecter. Ces fournisseurs n'agissent que sur nos instructions et uniquement aux fins nécessaires à la fourniture du Service.

La liste détaillée, catégorie par catégorie, des fournisseurs auxquels nous faisons appel figure dans notre Liste des sous-traitants, tenue à jour distinctement. Les garanties contractuelles encadrant ces transferts — incluant les obligations imposées à nos sous-traitants en matière de protection des renseignements personnels — figurent dans notre Entente de traitement des données. Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels.

6. Témoins et technologies similaires

> En bref : le Service utilise des témoins essentiels, analytiques et marketing ; vous pouvez gérer et retirer votre consentement pour les deux dernières catégories.

Le Service utilise des témoins (« cookies ») et technologies similaires répartis en trois catégories : essentiels (nécessaires au fonctionnement de la Plateforme), analytiques (mesure d'usage agrégée) et marketing (personnalisation des communications). Vous pouvez consulter, gérer et retirer votre consentement pour les catégories analytique et marketing à tout moment par l'entremise des paramètres de témoins intégrés au Service. Le détail de chaque catégorie, des technologies utilisées et de vos options de gestion figure dans notre Politique sur les témoins.

7. Combien de temps nous conservons vos données

> En bref : nous ne conservons vos données que le temps nécessaire à leur finalité ; des durées automatisées s'appliquent déjà à plusieurs catégories techniques, et le détail complet vit dans un document dédié.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique, ou selon les obligations légales applicables, après quoi ils sont supprimés ou anonymisés. À titre d'exemple, les journaux de connexion et de vérifications techniques sont purgés automatiquement après 30 jours par défaut, et les journaux d'audit sont purgés automatiquement selon une durée définie par catégorie. D'autres catégories techniques sont assujetties à des politiques de conservation automatisées dédiées. Les exports de données personnelles produits en réponse à une demande d'accès sont fournis par lien de téléchargement à durée de vie limitée, qui expire automatiquement. Le détail complet, catégorie par catégorie, figure dans notre Politique de conservation.

8. Comment nous protégeons vos données

> En bref : isolement des données par organisation cliente, chiffrement, contrôle d'accès par rôle et journalisation d'audit — un programme de sécurité en amélioration continue, pas un label obtenu.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et organisationnelles proportionnées à la sensibilité des renseignements traités, incluant notamment :

l'isolement des données par organisation cliente au niveau de la base de données, par une politique de sécurité au niveau des lignes appliquée systématiquement ;
le chiffrement des données en transit (TLS) et le chiffrement au repos assuré par notre infrastructure d'hébergement ;
un contrôle d'accès basé sur les rôles pour l'administration de la Plateforme ;
une journalisation d'audit horodatée des actions sensibles.

Notre programme de sécurité fait l'objet d'une amélioration continue. Aucune mesure de sécurité n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une protection absolue contre tout incident. Le détail de nos pratiques de sécurité figure dans notre Aperçu de sécurité.

9. Transferts internationaux

> En bref : vos données peuvent être hébergées et traitées en Amérique du Nord par nos fournisseurs d'infrastructure infonuagique ; le détail des lieux de traitement figure dans un document dédié.

L'infrastructure principale du Service (base de données, authentification, stockage, hébergement applicatif) est hébergée et les renseignements personnels y sont traités en Amérique du Nord, par l'entremise de nos fournisseurs d'infrastructure infonuagique. Certains sous-traitants spécialisés — notamment ceux liés à l'intelligence artificielle, à la synthèse vocale, à la génération d'avatars vidéo ou à la passerelle de messagerie tierce — peuvent toutefois traiter des données à l'extérieur de cette zone, voire à l'extérieur du Canada. Lorsque des renseignements personnels franchissent une frontière provinciale ou nationale, nous prenons des mesures raisonnables pour qu'ils bénéficient d'une protection adéquate, compte tenu des exigences applicables. Le détail des juridictions de traitement, fournisseur par fournisseur, figure dans notre document Résidence et transferts des données.

10. Vos droits et comment les exercer

> En bref : vous pouvez demander l'accès, la rectification, la suppression ou l'exportation de vos renseignements personnels, et retirer votre consentement, au moyen d'un système intégré de demandes qui suit chaque requête jusqu'à sa résolution.

Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

Droit d'accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant et en obtenir copie.
Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
Droit à la suppression : demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé.
Droit d'opposition et de retrait du consentement : vous opposer à certains traitements ou retirer un consentement déjà donné, notamment pour les témoins analytiques et marketing.
Droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec, ou de l'autorité de protection des données compétente.

Comment exercer ces droits. Le Service intègre un système de demandes d'exportation, de suppression et de rectification des données, accessible directement dans la Plateforme. Chaque demande que vous soumettez reçoit un statut suivi (en attente, en traitement, complétée ou refusée) ainsi qu'un historique de traitement précisant qui l'a traitée, quand, et le motif de tout refus. Les exports de données sont fournis par lien de téléchargement à durée de vie limitée, qui expire automatiquement après un délai déterminé. Si vous ne pouvez utiliser ce système ou souhaitez exercer vos droits autrement, vous pouvez vous adresser à nous par les coordonnées ci-dessous.

Droits additionnels selon votre juridiction. Si vous résidez dans l'Union européenne, l'Espace économique européen, au Royaume-Uni ou en Californie, vous pourriez disposer de droits additionnels en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou du California Consumer Privacy Act/California Privacy Rights Act (CCPA/CPRA), incluant notamment des droits d'accès, de portabilité, d'opposition au profilage ou à la vente de renseignements, et le droit de désigner un mandataire autorisé pour exercer ces droits en votre nom. Nous traitons ces demandes au meilleur de nos capacités en tenant compte des exigences propres à chaque régime, sans que la présente politique n'affirme une conformité pleine ou une certification à l'égard de ces cadres étrangers.

11. Mineurs

> En bref : le Service n'est pas destiné aux enfants ; c'est au Client de s'assurer que ses Utilisateurs répondent à l'âge requis.

Le Service est destiné à un usage professionnel par des organisations et leurs Utilisateurs, et n'est pas conçu ni destiné à être utilisé par des enfants. Lorsque des données de contacts finaux d'un Client sont traitées dans le cadre du Service, il incombe au Client de s'assurer que le traitement de ces données, incluant celles de mineurs le cas échéant, respecte les lois applicables et d'obtenir tout consentement requis à cette fin.

12. Modifications de la présente politique

> En bref : nous pouvons modifier cette politique ; les changements importants vous seront communiqués avant leur entrée en vigueur.

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre, notamment pour refléter des changements dans nos pratiques, dans le Service ou dans les lois applicables. Toute modification substantielle vous sera communiquée par un avis raisonnable, notamment par courriel ou par un avis affiché dans le Service, avant son entrée en vigueur. La date de la dernière mise à jour figure au bas de la présente page. Nous vous invitons à consulter cette politique périodiquement. Votre utilisation continue du Service après l'entrée en vigueur d'une modification constitue votre acceptation de la politique révisée.