Politique de conservation
La présente Politique de conservation est publiée par la Société. L'identité complète de la Société, son adresse et ses coordonnées légales figurent au bas de la présente page.
La présente Politique explique combien de temps la Société conserve les différentes catégories de données traitées dans le cadre du Service, et ce qui leur arrive une fois ce délai écoulé. Elle complète la Politique de confidentialité et, pour le Client, l'Entente de traitement des données : cette dernière prévaut sur les modalités contractuelles applicables à ses propres données. Cette Politique s'applique à toute donnée traitée dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme par un Client ou un Utilisateur, qu'il s'agisse de données de compte, de contenu, ou de journaux techniques générés par le fonctionnement du Service.
> En bref : nous gardons vos données seulement le temps nécessaire, selon des règles automatisées propres à chaque catégorie, puis nous les supprimons ou les anonymisons — sauf lorsque la loi nous oblige à les garder plus longtemps.
Table des matières
- Notre principe général de conservation
- Durées de conservation par catégorie de données
- Suppression à la résiliation du contrat
- Exceptions légales à la suppression
- Comment exercer une demande de suppression anticipée
- Liens avec les autres documents
1. Notre principe général de conservation
> En bref : nous ne gardons une donnée que pour la durée nécessaire à la raison pour laquelle nous l'avons collectée, ou pour respecter une obligation légale — jamais indéfiniment par défaut.
La Société applique un principe de minimisation dans le temps : chaque catégorie de données personnelles traitée dans le cadre du Service n'est conservée que pour la durée nécessaire aux finalités décrites dans la Politique de confidentialité, ou pour la durée exigée par les obligations légales applicables, notamment en matière comptable et fiscale.
Ce principe se traduit concrètement de deux façons :
- Des durées définies par catégorie de données. Plutôt qu'une durée unique appliquée à l'ensemble des données du Service, chaque catégorie — données de compte, contenu du Client, journaux techniques, exportations, etc. — obéit à sa propre règle de conservation, proportionnée à sa finalité et à sa sensibilité.
- Une application automatisée. Lorsque la durée applicable est écoulée, la suppression ou l'anonymisation des données visées est déclenchée par des mécanismes automatisés intégrés à la Plateforme, plutôt que par une intervention manuelle ponctuelle. Cela réduit le risque qu'une donnée soit conservée par oubli au-delà de la durée prévue.
Les sections suivantes détaillent les durées applicables aux principales catégories de données traitées par le Service.
2. Durées de conservation par catégorie de données
> En bref : voici, catégorie par catégorie, combien de temps une donnée reste dans nos systèmes avant d'être supprimée ou anonymisée automatiquement.
Le tableau ci-dessous résume les durées de conservation applicables aux principales catégories de données traitées dans le cadre du Service. Lorsqu'une durée exacte n'est pas rendue publique dans le présent document, la catégorie demeure néanmoins soumise à une règle de conservation définie et appliquée automatiquement — voir la colonne « Durée applicable » pour le détail.
| Catégorie de données | Description | Durée applicable |
|---|---|---|
| Données de compte et de contenu du Client | Informations de compte, configurations et contenus créés ou téléversés par le Client dans le cadre de son utilisation du Service (y compris les échanges traités par les agents conversationnels) | Pour la durée du contrat, puis pour un délai raisonnable suivant la résiliation, sauf demande de suppression anticipée — voir la section 3 et l'Entente de traitement des données |
| Journaux de connexion et vérifications techniques | Journaux liés à l'authentification, à l'accès aux systèmes et aux vérifications techniques de fonctionnement | Purge automatique après 30 jours par défaut |
| Journaux d'audit | Journaux retraçant les actions effectuées dans le Service à des fins de traçabilité et de sécurité | Durée définie par catégorie de journal, appliquée automatiquement par une tâche planifiée récurrente |
| Autres journaux techniques (canaux de contact, passerelles d'intégration tierces, événements système) | Journaux techniques générés par les intégrations, les canaux de communication et les événements internes du Service | Durée définie par catégorie de journal, appliquée automatiquement |
| Exportations de données personnelles | Fichiers d'exportation générés à la demande d'un Utilisateur ou d'un Client | Lien de téléchargement à durée de vie limitée, expirant automatiquement après un délai défini |
Ces durées s'appliquent par défaut à l'ensemble des Clients et Utilisateurs du Service. Certaines modalités contractuelles particulières applicables aux données d'un Client donné peuvent être précisées dans l'Entente de traitement des données conclue avec ce Client.
3. Suppression à la résiliation du contrat
> En bref : quand un contrat se termine, ses données ne disparaissent pas à l'instant même — elles sont conservées un temps raisonnable, puis supprimées définitivement, sauf si le Client demande une suppression plus rapide.
Lorsqu'un contrat entre la Société et un Client prend fin, les données de compte et de contenu associées à ce Client ne sont pas nécessairement supprimées de façon instantanée. Elles sont plutôt conservées pour un délai raisonnable suivant la résiliation, notamment afin de permettre :
- la récupération de données par le Client avant la fermeture définitive de son compte, le cas échéant;
- la résolution de tout différend ou question administrative liée à la fin du contrat;
- le respect des obligations légales applicables décrites à la section 4.
À l'expiration de ce délai, les données visées sont supprimées de façon définitive, selon les modalités automatisées décrites à la section 1.
Un Client peut demander une suppression anticipée de ses données avant l'expiration de ce délai raisonnable, sous réserve des exceptions légales décrites à la section 4. Les modalités précises applicables à la conservation et à la suppression des données d'un Client donné — y compris tout délai contractuel spécifique — sont énoncées dans l'Entente de traitement des données applicable à ce Client, laquelle prévaut sur les indications générales de la présente section en cas de divergence.
4. Exceptions légales à la suppression
> En bref : certaines données doivent parfois être gardées plus longtemps que prévu, parce que la loi ou une procédure en cours l'exige — ce n'est pas nous qui décidons de prolonger la conservation, c'est une obligation externe.
Les durées de conservation décrites aux sections précédentes s'appliquent sous réserve d'exceptions légales qui peuvent exiger, dans certains cas, que des données soient conservées au-delà de la durée normalement applicable. Ces exceptions incluent notamment :
- les obligations comptables et fiscales, qui peuvent exiger la conservation de certaines données de facturation ou de transaction pour la durée prévue par la législation applicable;
- les litiges en cours ou raisonnablement probables, où des données pertinentes peuvent devoir être conservées le temps nécessaire à la résolution du litige ou à l'exercice, la défense ou l'établissement de droits légaux;
- toute autre obligation légale ou réglementaire imposant expressément une durée de conservation minimale à une catégorie de données donnée.
Dans ces situations, seules les données strictement nécessaires à la finalité légale invoquée sont conservées au-delà de la durée normalement applicable; le reste des données demeure soumis aux règles de suppression décrites plus haut.
5. Comment exercer une demande de suppression anticipée
> En bref : vous pouvez demander la suppression de vos données avant l'échéance normale — la Plateforme intègre un système dédié pour faire ce type de demande et en suivre le traitement.
Un Utilisateur ou un Client qui souhaite obtenir la suppression ou la rectification de ses données personnelles avant l'expiration des délais normalement applicables peut le faire au moyen du système intégré de demandes de suppression et de rectification offert par la Plateforme.
Ce système permet de soumettre une demande et d'en suivre le traitement selon un statut clair :
- en attente — la demande a été reçue et n'a pas encore été prise en charge;
- en traitement — la demande est en cours d'analyse et de traitement;
- complétée — la demande a été traitée et les données visées ont été supprimées ou corrigées, sous réserve des exceptions légales applicables;
- refusée — la demande n'a pu être traitée telle que formulée, généralement en raison d'une exception légale ou contractuelle applicable décrite à la section 4.
Toute demande de suppression anticipée demeure assujettie aux exceptions légales décrites à la section 4 ainsi que, pour un Client, aux modalités applicables prévues à l'Entente de traitement des données. Lorsqu'une demande ne peut être honorée intégralement pour ces motifs, le statut et la portée de la suppression effectuée sont communiqués au demandeur par l'entremise du même système.
6. Liens avec les autres documents
> En bref : la présente Politique s'inscrit dans un ensemble de documents complémentaires — consultez-les pour une vue complète de la sécurité et de la localisation de vos données.
La présente Politique de conservation se lit en complément des autres documents publiés par la Société, notamment :
- l'Aperçu de sécurité, qui décrit les mesures techniques et organisationnelles mises en place pour protéger les données pendant toute la durée de leur conservation;
- le document Résidence et transferts des données, qui précise où les données sont hébergées et dans quelles conditions elles peuvent être transférées entre juridictions;
- la Politique de confidentialité, qui décrit les finalités de traitement à l'origine des durées de conservation mentionnées dans le présent document;
- pour le Client, l'Entente de traitement des données, qui précise les modalités contractuelles applicables à la conservation et à la suppression de ses propres données.
En cas de divergence entre la présente Politique et l'Entente de traitement des données applicable à un Client, cette dernière prévaut pour les données de ce Client.