Política de retención de datos
La presente Política de retención de datos es publicada por la Sociedad. La identidad completa de la Sociedad, su dirección y sus datos de contacto legal figuran al pie de esta página.
La presente Política explica durante cuánto tiempo la Sociedad conserva las distintas categorías de datos tratados en el marco del Servicio, y qué ocurre con ellos una vez transcurrido dicho plazo. Complementa la Política de privacidad y, para el Cliente, el Acuerdo de procesamiento de datos: este último prevalece sobre las condiciones contractuales aplicables a sus propios datos. Esta Política se aplica a todo dato tratado en el marco del uso de la Plataforma por parte de un Cliente o un Usuario, ya se trate de datos de cuenta, de contenido o de registros técnicos generados por el funcionamiento del Servicio.
> En resumen: conservamos sus datos solo durante el tiempo necesario, conforme a reglas automatizadas propias de cada categoría, y luego los eliminamos o los anonimizamos — salvo cuando la ley nos obliga a conservarlos por más tiempo.
Índice
- Nuestro principio general de retención
- Plazos de retención por categoría de datos
- Eliminación al finalizar el contrato
- Excepciones legales a la eliminación
- Cómo presentar una solicitud de eliminación anticipada
- Relación con los demás documentos
1. Nuestro principio general de retención
> En resumen: no conservamos un dato más allá del tiempo necesario para el fin por el que lo recopilamos, o para cumplir una obligación legal — nunca de forma indefinida por defecto.
La Sociedad aplica un principio de minimización en el tiempo: cada categoría de datos personales tratada en el marco del Servicio se conserva únicamente durante el plazo necesario para las finalidades descritas en la Política de privacidad, o durante el plazo exigido por las obligaciones legales aplicables, en particular en materia contable y fiscal.
Este principio se traduce concretamente de dos maneras:
- Plazos definidos por categoría de datos. En lugar de un plazo único aplicado al conjunto de los datos del Servicio, cada categoría —datos de cuenta, contenido del Cliente, registros técnicos, exportaciones, etc.— sigue su propia regla de retención, proporcional a su finalidad y a su sensibilidad.
- Aplicación automatizada. Una vez transcurrido el plazo aplicable, la eliminación o la anonimización de los datos correspondientes se activa mediante mecanismos automatizados integrados en la Plataforma, en lugar de una intervención manual puntual. Esto reduce el riesgo de que un dato se conserve por descuido más allá del plazo previsto.
Las secciones siguientes detallan los plazos aplicables a las principales categorías de datos tratadas por el Servicio.
2. Plazos de retención por categoría de datos
> En resumen: aquí, categoría por categoría, se indica durante cuánto tiempo permanece un dato en nuestros sistemas antes de ser eliminado o anonimizado automáticamente.
La siguiente tabla resume los plazos de retención aplicables a las principales categorías de datos tratadas en el marco del Servicio. Cuando un plazo exacto no se hace público en el presente documento, la categoría sigue no obstante sujeta a una regla de retención definida y aplicada automáticamente — véase la columna «Plazo aplicable» para más detalle.
| Categoría de datos | Descripción | Plazo aplicable |
|---|---|---|
| Datos de cuenta y de contenido del Cliente | Información de cuenta, configuraciones y contenidos creados o cargados por el Cliente en el marco de su uso del Servicio (incluidos los intercambios tratados por los agentes conversacionales) | Durante la vigencia del contrato, y luego durante un plazo razonable tras su terminación, salvo solicitud de eliminación anticipada — véase la sección 3 y el Acuerdo de procesamiento de datos |
| Registros de conexión y verificaciones técnicas | Registros relacionados con la autenticación, el acceso a los sistemas y las verificaciones técnicas de funcionamiento | Purga automática transcurridos 30 días por defecto |
| Registros de auditoría | Registros que documentan las acciones realizadas en el Servicio con fines de trazabilidad y seguridad | Plazo definido por categoría de registro, aplicado automáticamente mediante una tarea programada recurrente |
| Otros registros técnicos (canales de contacto, pasarelas de integración de terceros, eventos del sistema) | Registros técnicos generados por las integraciones, los canales de comunicación y los eventos internos del Servicio | Plazo definido por categoría de registro, aplicado automáticamente |
| Exportaciones de datos personales | Archivos de exportación generados a solicitud de un Usuario o Cliente | Enlace de descarga de duración limitada, que expira automáticamente transcurrido un plazo definido |
Estos plazos se aplican por defecto a todos los Clientes y Usuarios del Servicio. Determinadas condiciones contractuales particulares aplicables a los datos de un Cliente concreto pueden precisarse en el Acuerdo de procesamiento de datos suscrito con dicho Cliente.
3. Eliminación al finalizar el contrato
> En resumen: cuando un contrato termina, sus datos no desaparecen de forma instantánea — se conservan durante un plazo razonable y luego se eliminan definitivamente, salvo que el Cliente solicite una eliminación más rápida.
Cuando un contrato entre la Sociedad y un Cliente finaliza, los datos de cuenta y de contenido asociados a dicho Cliente no se eliminan necesariamente de forma instantánea. Por el contrario, se conservan durante un plazo razonable tras la terminación, en particular para permitir:
- la recuperación de datos por parte del Cliente antes del cierre definitivo de su cuenta, cuando corresponda;
- la resolución de cualquier controversia o cuestión administrativa relacionada con la terminación del contrato;
- el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables descritas en la sección 4.
Al vencer dicho plazo, los datos correspondientes se eliminan de forma definitiva, conforme a los mecanismos automatizados descritos en la sección 1.
Un Cliente puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos antes de que venza ese plazo razonable, sujeto a las excepciones legales descritas en la sección 4. Las condiciones precisas aplicables a la retención y eliminación de los datos de un Cliente determinado —incluido cualquier plazo contractual específico— se establecen en el Acuerdo de procesamiento de datos aplicable a dicho Cliente, el cual prevalece sobre las indicaciones generales de la presente sección en caso de discrepancia.
4. Excepciones legales a la eliminación
> En resumen: en ocasiones, ciertos datos deben conservarse más tiempo del previsto, porque la ley o un procedimiento en curso así lo exige — no somos nosotros quienes decidimos prolongar la retención, sino una obligación externa.
Los plazos de retención descritos en las secciones anteriores se aplican sin perjuicio de excepciones legales que pueden exigir, en determinados casos, que ciertos datos se conserven más allá del plazo normalmente aplicable. Estas excepciones incluyen, en particular:
- obligaciones contables y fiscales, que pueden exigir la conservación de determinados datos de facturación o de transacciones durante el plazo previsto por la legislación aplicable;
- litigios en curso o razonablemente previsibles, en los que ciertos datos pertinentes pueden deber conservarse durante el tiempo necesario para resolver el litigio o para ejercer, defender o hacer valer derechos legales;
- cualquier otra obligación legal o reglamentaria que imponga expresamente un plazo mínimo de retención a una categoría de datos determinada.
En estas situaciones, únicamente se conservan más allá del plazo normalmente aplicable los datos estrictamente necesarios para la finalidad legal invocada; el resto de los datos sigue sujeto a las reglas de eliminación descritas anteriormente.
5. Cómo presentar una solicitud de eliminación anticipada
> En resumen: puede solicitar la eliminación de sus datos antes del plazo normal — la Plataforma incluye un sistema dedicado para presentar este tipo de solicitud y dar seguimiento a su tratamiento.
Un Usuario o Cliente que desee obtener la eliminación o la rectificación de sus datos personales antes de que venzan los plazos normalmente aplicables puede hacerlo a través del sistema integrado de solicitudes de eliminación y rectificación que ofrece la Plataforma.
Este sistema permite presentar una solicitud y dar seguimiento a su tratamiento según un estado claro:
- pendiente — la solicitud ha sido recibida y aún no se ha tomado a cargo;
- en tratamiento — la solicitud se encuentra en proceso de análisis y tratamiento;
- completada — la solicitud ha sido tratada y los datos correspondientes han sido eliminados o corregidos, sujeto a las excepciones legales aplicables;
- rechazada — la solicitud no pudo tratarse tal como fue formulada, generalmente debido a una excepción legal o contractual aplicable descrita en la sección 4.
Toda solicitud de eliminación anticipada permanece sujeta a las excepciones legales descritas en la sección 4, así como, para un Cliente, a las condiciones aplicables previstas en el Acuerdo de procesamiento de datos. Cuando una solicitud no pueda atenderse íntegramente por estos motivos, el estado y el alcance de la eliminación efectuada se comunican al solicitante a través del mismo sistema.
6. Relación con los demás documentos
> En resumen: la presente Política forma parte de un conjunto de documentos complementarios — consúltelos para obtener una visión completa de la seguridad y la ubicación de sus datos.
La presente Política de retención de datos debe leerse junto con los demás documentos publicados por la Sociedad, en particular:
- el Resumen de seguridad, que describe las medidas técnicas y organizativas implementadas para proteger los datos durante todo su período de retención;
- el documento Residencia y transferencia de datos, que precisa dónde se alojan los datos y en qué condiciones pueden transferirse entre jurisdicciones;
- la Política de privacidad, que describe las finalidades de tratamiento que dan origen a los plazos de retención mencionados en el presente documento;
- para el Cliente, el Acuerdo de procesamiento de datos, que precisa las condiciones contractuales aplicables a la retención y eliminación de sus propios datos.
En caso de discrepancia entre la presente Política y el Acuerdo de procesamiento de datos aplicable a un Cliente, este último prevalece para los datos de dicho Cliente.