Política de privacidad

La presente Política de privacidad es publicada por la Sociedad. La identidad completa de la Sociedad, su dirección y sus datos de contacto legal figuran al pie de esta página. Describe cómo recopilamos, utilizamos, compartimos y protegemos la información personal cuando usted utiliza la Plataforma, ya sea como Cliente (la organización que contrata el Servicio) o como Usuario que actúa en nombre de un Cliente. Se aplica a la totalidad del Servicio, incluidas sus funcionalidades impulsadas por inteligencia artificial (agentes conversacionales de texto y de voz). Al utilizar el Servicio, usted reconoce haber tomado conocimiento de la presente política.

1. Definiciones

> En resumen: algunos términos se repiten a lo largo del documento; aquí quedan definidos de una vez por todas.

«Servicio» designa la plataforma en la nube multiusuario operada por la Sociedad, incluidos sus agentes conversacionales de texto y de voz impulsados por inteligencia artificial, sus interfaces web y cualquier funcionalidad relacionada.

«Cliente» designa a la organización que contrata el Servicio y en cuyo nombre actúan los Usuarios.

«Usuario», «usted» designa a toda persona física que accede al Servicio, ya sea en su propio nombre o en nombre de un Cliente.

«Información personal» designa toda información relativa a una persona física que permite identificarla, directa o indirectamente.

«Subprocesador» designa a un tercero al que la Sociedad confía el tratamiento de información personal en nombre de la Sociedad, en el marco de la prestación del Servicio.

2. Qué datos recopilamos

> En resumen: datos de cuenta que usted nos proporciona, contenido generado cuando usted o sus contactos interactúan con nuestros agentes conversacionales, y datos técnicos recopilados automáticamente.

Recopilamos tres grandes categorías de información:

2.1 Datos de cuenta. Nombre, dirección de correo electrónico profesional, cargo, credenciales de acceso, y cualquier información proporcionada al crear una cuenta, registrar un Cliente o administrar los miembros de una organización.

2.2 Contenido generado por las conversaciones y por la inteligencia artificial. El contenido de los intercambios mantenidos con los agentes conversacionales del Servicio —texto, transcripciones de voz, metadatos asociados (marca de tiempo, canal utilizado, resultado del intercambio)— así como los resultados producidos por las funcionalidades de inteligencia artificial cuando el Cliente las activa.

2.3 Datos de uso y datos técnicos. Información generada automáticamente por su uso del Servicio: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas consultadas, acciones realizadas en la interfaz, registros técnicos y de conexión, así como la información descrita en la sección Cookies y tecnologías similares.

Cuando el Cliente conecta voluntariamente una cuenta de terceros (mensajería profesional, mensajería instantánea, correo electrónico, calendario), la información proveniente de dicha cuenta de terceros también puede tratarse en el marco del Servicio, en la medida permitida por esa cuenta de terceros y según las autorizaciones otorgadas por el Cliente.

3. Por qué los utilizamos

> En resumen: utilizamos sus datos para hacer funcionar el Servicio, protegerlo, facturarlo y mejorarlo, nunca más allá de esos fines.

Utilizamos la información descrita anteriormente para los siguientes fines:

Prestación del Servicio: crear y administrar cuentas, permitir el acceso a las funcionalidades contratadas, asegurar el funcionamiento cotidiano de la Plataforma.
Funcionalidades de inteligencia artificial: procesar las conversaciones de texto y de voz a través de los agentes conversacionales, generar respuestas y, cuando corresponda, síntesis de voz o avatares en video, cuando el Cliente activa estas funcionalidades.
Seguridad y prevención del fraude: detectar accesos no autorizados, prevenir abusos, mantener la integridad y disponibilidad del Servicio, incluido mediante el registro de auditoría de acciones sensibles.
Facturación: procesar los pagos de los Clientes que cuentan con una suscripción de pago.
Mejora del Servicio: analizar el uso agregado para corregir fallos, priorizar funcionalidades y mejorar el rendimiento y la usabilidad de la Plataforma.

No utilizamos su información personal para fines incompatibles con los enunciados anteriormente sin obtener su consentimiento adicional, cuando este sea necesario.

4. Nuestro fundamento legal

> En resumen: conforme a la legislación de privacidad de Quebec aplicable, tratamos sus datos porque el contrato que nos vincula lo exige, porque tenemos un interés legítimo debidamente acotado, o porque usted lo consintió.

De conformidad con la Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado (Quebec, comúnmente llamada «Ley 25») y la Ley sobre la protección de la información personal y los documentos electrónicos (PIPEDA, federal), cada tratamiento de información personal que realizamos se basa en uno de los siguientes fundamentos:

La ejecución del contrato que nos vincula con el Cliente o con usted, cuando el tratamiento sea necesario para prestar el Servicio contratado.
Nuestros intereses legítimos, debidamente acotados y proporcionados, en particular para garantizar la seguridad de la Plataforma, prevenir el fraude y mejorar el Servicio, en la medida en que dichos intereses no afecten de manera injustificada sus derechos y libertades.
Su consentimiento, en particular para las cookies no esenciales (analíticas y de marketing) descritas en la sección Cookies y tecnologías similares, y para cualquier otro fin que legalmente lo requiera.
El cumplimiento de obligaciones legales, cuando la ley nos obligue a conservar o comunicar determinada información.

5. Cómo circulan los datos hacia terceros

> En resumen: recurrimos a proveedores para operar el Servicio; la lista completa de esos proveedores y las garantías contractuales que los rigen figuran en dos documentos independientes de nuestro catálogo legal.

En el curso normal de la operación del Servicio, cierta información se comunica a proveedores externos que actúan como subprocesadores de la Sociedad, en particular para el alojamiento de la infraestructura, el procesamiento de pagos, el procesamiento del lenguaje y la voz mediante inteligencia artificial, o la integración de cuentas de terceros que el Cliente decide conectar. Estos proveedores actúan únicamente por nuestras instrucciones y solo para los fines necesarios para prestar el Servicio.

La lista detallada, categoría por categoría, de los proveedores a los que recurrimos figura en nuestra Lista de subprocesadores, mantenida y actualizada de forma independiente. Las garantías contractuales que rigen estas transferencias —incluidas las obligaciones impuestas a nuestros subprocesadores en materia de protección de la información personal— figuran en nuestro Acuerdo de procesamiento de datos. Nunca vendemos su información personal.

6. Cookies y tecnologías similares

> En resumen: el Servicio utiliza cookies esenciales, analíticas y de marketing; usted puede gestionar y retirar su consentimiento para las dos últimas categorías.

El Servicio utiliza cookies y tecnologías similares agrupadas en tres categorías: esenciales (necesarias para el funcionamiento de la Plataforma), analíticas (medición de uso agregado) y de marketing (personalización de las comunicaciones). Usted puede consultar, gestionar y retirar su consentimiento para las categorías analítica y de marketing en cualquier momento a través de la configuración de cookies integrada en el Servicio. El detalle de cada categoría, de las tecnologías utilizadas y de sus opciones de gestión figura en nuestra Política de cookies.

7. Cuánto tiempo conservamos sus datos

> En resumen: conservamos sus datos solo durante el tiempo necesario para su finalidad; ya se aplican plazos automatizados a varias categorías técnicas, y el detalle completo se encuentra en un documento dedicado.

Conservamos la información personal únicamente durante el tiempo necesario para los fines descritos en la presente política, o según las obligaciones legales aplicables, tras lo cual se elimina o se anonimiza. A modo de ejemplo, los registros de conexión y de verificaciones técnicas se purgan automáticamente tras 30 días de forma predeterminada, y los registros de auditoría se purgan automáticamente según una duración definida por categoría. Otras categorías técnicas están sujetas a políticas de conservación automatizadas específicas. Las exportaciones de datos personales producidas en respuesta a una solicitud de acceso se entregan mediante un enlace de descarga de duración limitada, que expira automáticamente. El detalle completo, categoría por categoría, figura en nuestra Política de retención de datos.

8. Cómo protegemos sus datos

> En resumen: aislamiento de los datos por organización cliente, cifrado, control de acceso por roles y registro de auditoría: un programa de seguridad en mejora continua, no una certificación ya obtenida.

Implementamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y organizativas proporcionales a la sensibilidad de la información tratada, incluidas en particular:

el aislamiento de los datos por organización cliente a nivel de base de datos, mediante una política de seguridad a nivel de fila aplicada de forma sistemática;
el cifrado de los datos en tránsito (TLS) y el cifrado en reposo proporcionado por nuestra infraestructura de alojamiento;
un control de acceso basado en roles para la administración de la Plataforma;
un registro de auditoría con marca de tiempo de las acciones sensibles.

Nuestro programa de seguridad está en mejora continua. Dado que ninguna medida de seguridad es infalible, no podemos garantizar una protección absoluta frente a cualquier incidente. El detalle de nuestras prácticas de seguridad figura en nuestro Resumen de seguridad.

9. Transferencias internacionales

> En resumen: sus datos pueden ser alojados y tratados en Norteamérica por nuestros proveedores de infraestructura en la nube; el detalle de los lugares de tratamiento figura en un documento dedicado.

La infraestructura principal del Servicio (base de datos, autenticación, almacenamiento, alojamiento de la aplicación) se aloja, y la información personal se trata allí, en Norteamérica, a través de nuestros proveedores de infraestructura en la nube. No obstante, ciertos subprocesadores especializados —en particular los relacionados con la inteligencia artificial, la síntesis de voz, la generación de avatares en video o la pasarela de mensajería de terceros— pueden tratar datos fuera de esta zona, e incluso fuera de Canadá. Cuando la información personal cruza una frontera provincial o nacional, adoptamos medidas razonables para que reciba una protección adecuada, teniendo en cuenta los requisitos aplicables. El detalle de las jurisdicciones de tratamiento, proveedor por proveedor, figura en nuestro documento Residencia y transferencia de datos.

10. Sus derechos y cómo ejercerlos

> En resumen: usted puede solicitar el acceso, la rectificación, la eliminación o la exportación de su información personal, y retirar su consentimiento, mediante un sistema integrado de solicitudes que da seguimiento a cada petición hasta su resolución.

De conformidad con la Ley 25 y la PIPEDA, usted dispone de los siguientes derechos respecto de su información personal:

Derecho de acceso: obtener confirmación de que conservamos información sobre usted y obtener una copia de ella.
Derecho de rectificación: solicitar la corrección de información inexacta, incompleta o equívoca.
Derecho de supresión: solicitar la eliminación de su información personal, sujeto a nuestras obligaciones legales de conservación.
Derecho a la portabilidad: recibir su información en un formato estructurado y de uso común.
Derecho de oposición y de retiro del consentimiento: oponerse a determinados tratamientos o retirar un consentimiento ya otorgado, en particular respecto de las cookies analíticas y de marketing.
Derecho a presentar una queja ante la Commission d'accès à l'information du Québec, o ante la autoridad de protección de datos competente.

Cómo ejercer estos derechos. El Servicio incorpora un sistema de solicitudes de exportación, eliminación y rectificación de datos, accesible directamente desde la Plataforma. Cada solicitud que usted presenta recibe un estado con seguimiento (pendiente, en trámite, completada o rechazada), así como un historial de tratamiento que precisa quién la procesó, cuándo y el motivo de cualquier rechazo. Las exportaciones de datos se entregan mediante un enlace de descarga de duración limitada, que expira automáticamente tras un plazo determinado. Si usted no puede utilizar este sistema o desea ejercer sus derechos de otra manera, puede dirigirse a nosotros mediante los datos de contacto que figuran a continuación.

Derechos adicionales según su jurisdicción. Si usted reside en la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o California, podría disponer de derechos adicionales en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o de la California Consumer Privacy Act/California Privacy Rights Act (CCPA/CPRA), incluidos en particular derechos de acceso, portabilidad, oposición a la elaboración de perfiles o a la venta de información, y el derecho a designar a un representante autorizado para ejercer estos derechos en su nombre. Tratamos estas solicitudes en la medida de nuestras posibilidades, teniendo en cuenta los requisitos propios de cada régimen, sin que la presente política afirme un cumplimiento pleno ni una certificación respecto de estos marcos extranjeros.

11. Menores de edad

> En resumen: el Servicio no está destinado a niños; corresponde al Cliente asegurarse de que sus Usuarios cumplan con la edad requerida.

El Servicio está destinado al uso profesional por parte de organizaciones y sus Usuarios, y no está diseñado ni destinado a ser utilizado por niños. Cuando se tratan datos de contactos finales de un Cliente en el marco del Servicio, corresponde al Cliente asegurarse de que el tratamiento de dichos datos, incluidos los de menores de edad cuando corresponda, cumpla con las leyes aplicables y obtener cualquier consentimiento requerido para ese fin.

12. Modificaciones de la presente política

> En resumen: podemos modificar esta política; los cambios importantes le serán comunicados antes de su entrada en vigor.

Podemos modificar la presente Política de privacidad de tiempo en tiempo, en particular para reflejar cambios en nuestras prácticas, en el Servicio o en la legislación aplicable. Toda modificación sustancial le será comunicada mediante un aviso razonable, en particular por correo electrónico o mediante un aviso publicado en el Servicio, antes de su entrada en vigor. La fecha de la última actualización figura al pie de esta página. Le invitamos a consultar esta política periódicamente. Su uso continuado del Servicio después de la entrada en vigor de una modificación constituye su aceptación de la política revisada.